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公务员如何处理好公文

发布时间:2020-07-13 12:12:15 阅读: 来源:贡缎厂家

在机关,从事公文处理工作,压力大,风险高;一着不慎,满盘皆输;失之毫厘,谬以千里。公文处理工作者很多都处于亚健康状态,常出现紧张、焦虑、失眠等症状,易患“职业病”,如眼病、颈椎病、关节炎、神经衰弱、抑郁症等。

公文处理是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。在实际工作中,主要是指公文的办理,包括发文办理和收文办理。公文处理工作看似简单,实则繁、难、紧、险。

一是繁。繁是指事项的繁杂、人员的繁多、程序的繁琐。

(一)事项的繁杂

以一个地级市为例,公文处理工作一般由政府办公室的一个科室负责,如文秘科或秘书科,主要负责公文的处理工作:以市政府、市政府办公室名义发出文电的审核、送签和制发;负责来文来电的分阅和组织办理;负责文电收发、机要保密、印鉴管理、档案资料等工作;负责全市政府系统公文处理工作的协调和业务指导;等等。处理的文件类型包括国务院、国务院办公厅、省政府、省政府办公厅正式文电;国务院、省政府部门和其他省市政府及部门函件;县市区政府和市政府部门、单位报告类公文(含情况报告、调研报告、简报、参阅信息、意见、建议等);市委、市委办公室正式文电(含市委办公室分送的上级党委文件)。

(二)人员的繁多

政府办公室(厅)是政府的窗口,是政府工作运作的枢纽,负责公文处理的科室则是办公室工作的枢纽,起着沟通上下、联系内外、协调左右的关键作用。由于此科室事项的繁杂,这里经常人头攒动、摩肩擦踵。有哪些人员呢?一方面是取送文件或资料、打印文件等的其他科室人员;另一方面是取送文件或信件的市委、部门或企事业单位人员。另外还有电话咨询的人员。

(三)程序的繁琐

文件的制发、来文办理、批示件办理、请示件办理、密码电报办理、出国批件办理、印章使用等都有严格的程序。哪一步由哪位领导负责都有明确的分工。譬如,市政府非密级文件的制发程序,涉及人员达十几人,步骤达十多步,虽说这是一种工作制度,但战线拉得太长,从而导致文件运转起来缓慢,公文处理程序的繁琐可见一斑。

市政府非密级文件制发程序

二是难。难主要指审核难、保密难。

公文草拟后,由公文处理科室进行审核。文件的拟制部门经常只是把孤零零的一份文件交由公文处理科室,审核其是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合相关规定等面上的东西比较容易。审核的最大难点是审核文件的内容,因没有或缺少背景材料、参考资料,有时在审核过程中,必须多次打电话询问拟制部门关于文件的起草情况和相关事项,这就降低了工作效率,延误了文件的制发或导致文件表达行文目的的不准确、不到位。

正如前所述,公文处理科室作为一个文件中心、集聚地、“文山”,每天都有大量的文件来往,如有来自各县市区、市直部门、企事业单位等的上行文请示、报告;有市政府、政府办下发的通知、意见、会议纪要、办法、讲话等;有来自国务院各部委、其他省市或单位的函、感谢信等。再者,每天都会从领导处清撤大量的文件,其中很多都是涉密文件,因此需要工作人员仔细严肃的清厘。另外,随着电子政务的发展和电子公文的推广,有相当一部分公文是通过网络传输的,这就涉及到文件的保密。怎样防止失泄密事件的发生已成为当前办公室(厅)工作的一个重点和难点。但有时候也防不胜防,如外单位过来收发邮件或使用U盘,都可能导致失泄密,进而给国家造成不可挽回的损失。因此,目前,国家、各省市正在加强政府信息保密工作。

三是紧。紧是指时间紧、任务紧、神经紧。事项的繁杂和不易直接导致文件处理人员的工作总是紧张的、疲于奔命的。每日大量的文件、信件、信息资料等纷至沓来,常使处理人员目不暇接、马不停蹄,特别是急件的办理、批件的办理、请示件的办理、文件的审核等。而且,加班加点、值班也是家常便饭。怎样在有限的时间内保质保量地完成任务始终是公文处理人员面临的一个难题。

四是险。险是指风险大。公文处理工作程序繁杂,易出错环节比比皆是。当前,失泄密事件屡有发生,多少公文处理人员落马,不由使人深思。

易出错环节表

以上只是谈了机关公文处理工作的部分特点。这几个特点是紧密联系的。工作的繁导致工作的难,工作的繁和难又导致工作的紧,工作的繁、难、紧最后导致工作的险。

(中国公文写作研究会公文文献研究室 邵建国)

【即时通会员如是说】

公文处理在我们科里的岗位叫收发文件,我觉得收发文件关键是做好记录,记录要处理的事件、办文人员、截止时间,在截止时间前没办完,那是办文人员的事。收发文件一方面要及时领文件,然后给领导阅,另一方面要记录文件阅办情况,以便日后查询。——许珠

客观存在的问题无法避免了。主观上只能多看别人怎么写的,熟悉格式、感情色彩。还有就是逻辑思维能力,多想想把一个事情说清楚,分为那几点,怎么样说清楚,不产生歧义,又简洁明了。——马超

个人感觉没那么难,只要把领导的意思表达到位,对群众解释到位就可以了。公文是琐碎,但是只要能够耐心细致的去处理,应该不会有大问题的。——李特

机关工作每个环节环环相扣,进入某一个环节,就要把自己当做那个环节内的工具来运作的自觉,这是最基本的职业道德。程序在那里,只要不偷工减料,每个人认真把自己的那一环做好,基本不会出太大的问题。组织庞大就会有相应的细致分工,每个人负责的仅是一小部分,这个部分要求人员在工作中不需要有过多的思想,主见,动机,只想着如何把手中的那一环做好便足够。被公文运作压迫的人员是想得太复杂了,这么庞杂的工作并不需要身处一个环节中的人从头看到尾,它所需要的仅是安分和认真。——杨弼麟

这对于考公务员的考生们也是个很好的借鉴。——郑兔兔

公文作业本是一件程序化的的工作,按既定的流程做好就可以,无需搞得太复杂。——李素素

建议开发一套公文收发软件,这些程序性的“难”都可以通过代码来解决,需要保密的文件再由专员负责,这样就可以减少很多的工作量。——夏阳

看上去好像是很繁、很难、很紧、很险,可这不就是他们的工作吗?再说了,社会上很多从事文案工作的人,不也同样面临这样的问题吗?项目繁多,我们要加班,很繁;项目没接触过,我们从零开始学,很难;赶工是常有的事,我们也很紧;出错了,公务员丢的政治前途,我们是经济前途,同样是饭碗,都很险啊。当然别在提什么亚健康,颈椎病、键盘手之类,都是浮云。——笔笔的笔

公文的难处理是一定的,要解决这个公务处理问题,要从本身机关结构上面着手。政府机关的人员冗杂,这个科员那个接待员的,机关是不是真的需要那么多人办事?我想里面有一部分人是带着个头衔,实际上事务并不多,所以总有人说公务员工作悠闲,上班喝个茶看个报纸就过一天。还有办事程序的繁琐,办一件事要这个批准那个盖章,政府部门办事效率低是出了名的,这种办事方式不改变,公务处理困难问题就解决不了。中国人办事,坏就坏在管理体制上面,总是无法与国际接轨,就连香港也远远比不上,经济是在高速发展,可这办事效率却跟不上经济速度,制度问题还是关键啊。——高欣婷

说起来就是:信息工作有风险,文字处理需谨慎!除了公文,其实在公司处理文字的文员也是一样的。犹如每次群发邮件,我都要战战兢兢、仔仔细细的一再检查一再回头看。生怕master邮箱一发,公司全员看你一人的笑话。说起来,写得好是应该的,写错字了就是工作的重大失误。如同掉进地狱,死无葬身之地。说起来,为什么秘书都找女孩子,大概就因为女孩子心比较细。信件、批示、文件事无巨细,都不能犯一点错。秘书工作几年下来,一定是早生华发。——潘昕妙

是不是该有个“公文写作大典”收录所有能用到、能涉及的所以公文范式。这样公文写作也就事而不事了。公务员写公文是他们的本职工作,何必讲着这些无厘头的条条苦难条列。哪一行没有那一行的困难呢。真正有决定力了,这些东西不都该迎刃而解的么。——杨文

公文处理要求必须做到事无巨细,从事公文处理的工作人员更是如履薄冰,一时的麻痹大意将会造成无法挽回的损失,不论对公对私。——马兵奇

对于处理公文的公务员要求更高,心细如丝,抗压能力要好,还有随机应变性和处理复杂问题的能力都要强于一般人。繁琐的公文,能不能变得简便一些呢?当初繁体字使用了这么多年,都可以简化,如今的繁琐的公文处理应该运用现代的工具电脑来简化一下。——张欢

公文这东西,说好处理,不难,说不好处理,很难,关键看领导的态度,如果领导不认真,公文很好处理,套个形式就行了。如果领导重视,有自己的认识看法,要表述进去,则这个公文不好做。现在许多人的公文,是从网上荡的,改头换面,糊弄糊弄就行了。领导也不看,交上去,估计也没有人看。当然,有些公文除外。——王灵

隔行如隔山,但业内人士都说办事难,一方面是真情实感,另一方面反映了处理事物时仍存在问题。公务员说办公务繁、难、烦、紧和险,这是一连串的因果,却也反映公务员办事效率和心态的不佳,轻轻松松地办好公文不仅需要对业务的熟悉和精通,而且需要健康的心理,要摆正心态,认真对待,拿出当初报考公务员的兴趣爱好和热情来看待和处理每一份公文,这样难变易,紧变松,繁变简,从而风险也会减少。——刘鹏飞

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